Olen jutellut muutamien tuttujen ja tuntemattomien kanssa ja yllättynyt miten vähän ihmiset suunnittelevat viikkoaan. Ja samalla huomasin, että oma viikkosuunnittelu on muodostunut jo jonkinlaiseksi rutiiniksi, jota tapahtuu samalla automaatiolla kuin vaikkapa hampaiden pesu aamuisin.
Suunnittelu ei omalla kohdalla ole mitään millimetrin tarkkaa nypertämistä tai verivalojen velvoittavaa sitoutumista, vaan ennemmin jonkinlainen silmäys tulevaan viikkoon, sen tärkeimpiin tapahtumiin töissä ja vapaalla ja jonkinlaiseen orientoitumiseen, että onko tulossa miten paljon ja millaisia asioita. Sinne sitten asemoi omat liikunnat, tapaamiset ja muut kohdat. Ja jos tuntuu, että on liian paljon asiaa niin tarvittaessa siirrän jotain asioita seuraavalle viikolle tai kauemmas tulevaisuuteen. Tämä on sitten sitä kokemusta, että ihan kaikkea ei aina tarvitse ehtiä.
Viikon suunnitteleminen etukäteen tarjoaa useita käytännön etuja, vaikka suunnitelmat eivät menisikään aina kuten Strömsössä:
Stressinhallinta: Suunnitelman tekeminen mahdollistaa tehtävien ja velvollisuuksien hajauttamisen viikon ajalle. Tällainen etukäteissuunnittelu auttaa vähentämään stressiä ja antaa tilaa paremmalle stressinhallinnalle. Ei katkea verisuoni eikä tarvitse kiukutella läheisille.
Ajanhallinta: Viikon suunnittelu auttaa hahmottamaan, kuinka paljon aikaa eri tehtäville ja aktiviteeteille on varattavissa. Tämä auttaa ajanhallinnan kehittämisessä.
Priorisointi: Suunnitelma mahdollistaa tehtävien priorisoinnin. Tärkeät tehtävät voidaan tunnistaa, ja ne priorisoida kärkeen. Tämä myös vähentää kiirettä JA ne tärkeät asiat eivät unohdu!
Arjen joustavuus: Vaikka suunnitelma todennäköisesti viikon aikana alkaa muuttua, se tarjoaa silti perustan, jonka pohjalta on helpompi säätää muuttuvia tilanteita. Just sopivasti joustoa on suuri salaisuus, minkä avulla on helpompi sopeutua odottamattomiin muutoksiin.
Itseohjautuvuus: Suunnitelman tekeminen edistää itseohjautuvuutta. Kun viikon tavoitteet ja tehtävät ovat mielessä ja kalenterissa kirkkaana, on helpompi pitää katse pallossa ja pistää hösseliksi.
Vaikka viikko ei menisi kuten oli suunniteltu, niin suunnittelu itsessään tuo mukanaan monia hyötyjä, kuten ajanhallinnan parantumisen, stressin vähenemisen ja paremman itsensä hallinnan.
Suunnitteleminen on voimaannuttava tapa ottaa ohjat omasta ajasta ja elämästä. Viikon suunnittelu on hyvä alku.
Flatten the curve (käyrän madaltaminen). Mistä se on tuttu?
Kyse on koronaviruksen aiheuttaman pandemiasta ja jonkinlaisesta keinovalikoimasta (sosiaalinen eristäytyminen, isompien tilaisuuksien kieltäminen jne), millä yhtäaikaisesti sairastuneiden määrää koitetaan pitää maltillisena, jotta hoitoa ja erityisesti tehohoitoa riittää sitä tarvitseville.
Koronasta kirjoitetaan muualla enemmän ja ansiokkaammin, joten siitä ei sen enempää. Mutta käyrän madaltaminen on mielenkiintoinen kehikko ja siitä muutama rivi.
Käyrän madaltamista voisi työelämässä miettiä esim. kuinka pitkään firman työntekijät jaksavat nykyisellä työtaakalla?
Tätä voi sitten nokkelasti tarkastella vaikkapa sekä yksittäisen työntekijän näkökulmasta, eli miten minä pidän huolen omasta jaksamisesta? Ja toisaalta työnantajan näkökulmasta, eli miten tuemme työntekijää hänen jaksamisessaan?
Erityisen tärkeänä ja ajankohtaisena tämä näyttäytyy juuri nyt, koska moni organisaatio opettelee itseohjautuvaksi ja toisaalta nykyisen pandemian myötä tietyt suojaavat mekanismit ovat hieman hyhmäisempiä nyt (työaika, työkavereiden läsnäolo & tuki jne).
Mitäs minä voin tehdä jaksamisen suhteen?
Aluksi kannattaa opetella tunnistamaan omat jaksamisen rajat. Se, että työkaveri nakuttelee kovaa ja korkealta ja joskus senkin yli ei vielä tarkoita, että itse olisi viritetty samalla tavalla. Toisaalta voi olla myös, että toimiakseen jämäkästi, tarvitsee ainakin alkuvaiheessa pientä “painetta”, dedistä tms. Oli miten oli, tätä kannattaa rohkeasti kokeilla ja olla rehellinen itsensä kanssa.
Kysy itseltäsi
– Ehtiikö toteuttaa sitä mikä on tarkoitus päivässä / viikossa?
– Ehtiikö töiden lisäksi nauttia vapaa-ajasta?
– Onko energiaa tehdä jotain muuta hauskaa, ei-työhön liittyvää?
Hyvä myös muistaa pieni jousto, joskus työpäivät ja viikot ovat kiireisiä ja stressaavia, mutta jos se on jatkuvaa ja olo on pelkkää selviytymistä, niin silloin kannattaa alkaa tarkastelemaan, että mistä se johtuu ja voisiko sille tehdä jotain?
– Onko töitä liikaa? Ovatko kaikki työtehtävät yhtä tärkeitä? Jos on epäselvää, niin pitäisi olla joku henkilö, joka osaa auttaa tehtävien priorisoinnissa.
– Ovatko tavoitteet selvillä? Tiedätkö mitä sinulta realistisesti odotetaan ja onko se linjassa siihen aikaan ja osaamiseen mikä sinulla on käytettävissä?
Yksi itseohjautuvuuden vaara on jonkinlainen tahaton heitteillejättö, (josta on mm. Goforen Juho Salmi on kirjoittanut aiemmin) missä organisaation tavoitteet ja keinot ovat sen verran hyhmäisiä, että jäädään toivomaan, että ehkä työntekijät osaavat luovia oikeaan suuntaan.
Tästä sujuvasti toiseen kohtaan eli miten työntekijää voi tukea jaksamisessa.
Mikä on yhteinen suunta ja miten sitä kohti edetään?
Käytä aikaa siihen, että tavoitteet, odotukset ja käytössä olevat keinot ja resurssit ovat linjassa. Keskustele tiimin / ryhmän / työntekijän kanssa avoimesti mihin ollaan pyrkimässä ja miksi. Kun suunta on yhteinen, niin keskustelkaa odotuksista. Mikä on ylipäätään on mahdollista ja mitä se vaatii? Tarvitaanko lisää tekijöitä, osaamista, työkaluja? Jos ei ole mahdollista, niin onko aikaa enemmän käytettäväksi?
Miten välttää jatkuvaa keskeyttämistä?
Mikä on helpoin keino olla läpinäkyviä etenemisen suhteen ilman, että “raportointi” ja “statuskokoukset” vievät leijonanosan työajasta? Pomona pitkä ja harras mietintä, että mitä tietoa tarvitaan, koska ja miksi? Onko se oikeasti niin tärkeää, että siihen kannattaa tuhlata tiimin työaikaa ja hidastaa etenemistä. Ja tämä ei tarkoita, etteikö tietoa pitäisi siirtää, kannattaa vaan miettiä että miten sen tekee mahdollisimman “halvalla”.
– Jos tulee yllätyksiä (niitä tulee), niin miten toimitaan? Jonkinlainen skenaario siitä että mitä jos joku sairastuu, irtisanoutuu tms? Heikointa tilanne on, että yksi palaa loppuun, työkuorma siirtyy toiselle ja sit kautta “käyrä nousee” ja pian koko projekti on ongelmissa.
Perusasioiden päälle on hyvä rakentaa muutakin tukea
Kun on onnistuttu viestimään suunta ja tekemisen malli sekä on molemminpuolista luottamusta, niin tämä auttaa jo varmasti. Jos tämän lisäksi vielä onnistuu aidosti tukemaan työntekijöitä yksilöinä heidän oman jaksamisen suhteen (esim coaching, työhyvinvoinnin usein keinoin) niin ollaan jo hyvällä matkalla käyrän madaltamisen suhteen. Kirjoitan tästä lisää myöhemmin.
Kirjoittaja valmentaa organisaatioita, tiimejä ja asiantuntijoita toimimaan ketterästi muutoksen merillä ja yksilöitä muotoilemaan omaa elämäänsä mielekkäämmäksi. Seuraa facebookissa ja instagramissa.
Uudenvuodenlupaukset ovat nykyään pilke silmäkulmassa veisteltyjä heittoja, missä lähinnä luvataan, että ei luvata mitään tai jotain muuta yhtä omaperäistä. Tai sitten vaikka uutena vuotena lupauksia miettinyt blogin kirjoittaja, joka miettii että saisikohan nyt viimeinkin tänä vuonnä asiat tolalleen ja takaisin sen aktiivisemman elämäntyylin, jossa treeni ei ollut vain suuri sattuma kalenterissa vaan rutiini, jota toteuttamalla oli antoisaa väkevöittää kehoa ja mieltä. Ja jos viimeinkin opiskelisi syömään fiksummin, jotta olisi reipas olo pitkin päivää eikä vain aamupäivän kahvipannullisen jälkeen. Sekä vielä jos näiden temppujen yhteisvaikutuksesta tipahtaisi muutama kilo ihan vaikka terveyttä edistellen. Ja kaiken päälle jos saisi luettua 50 kirjaa tänä vuonna, jotta voisi vähän päteä twitterissä. Mutta miten ihmeessä?
Mitä ihan oikeasti haluat?
Jos kaverisi haluaa “laihduttaa pari kiloa” tai “lopettaa sokerin käytön” niin onneksi olkoon hänelle. Nyt kuitenkin pitäisi selvittää, että mitä itse haluaa. Jos se liittyy jotenkin painonhallintaan, elämäntapoihin, uusiin taitoihin tms niin pitäisi koittaa kysyä, että miksi.
Avasinkin jo hieman omaa tavoitetta aktiivisemmasta elämästä ja syömisen opettelusta. Miksi sitten tavoittelen näitä? Enkö ole tyytyväinen itseeni, hyväksy ja rakasta itseäni tälläisenä kuin olen?
Hyväksi onneksi olen kyllä ihan terveesti itserakas ja nämä tavoitteet eivät kosketa oman itseni hyväksymistä. Suurin syy taustalla on jopa vähän tylsästi terveyden edistäminen. Vaikka kuinka tekisi mieli vastustella, niin omalla kohdalla pieni painonpudotus tullee edistämään terveyttä. Ja kun se tapahtuu opettelemalla syömään vähän paremmin, niin todennäköisenä seurauksena riskit elintasosairauksiin pienenee. Ja jos siihen vielä lisää viikkotasolla annoksen reipasta liikkumista, niin toiveissa on että tässä pysyy keski-ikää lähestyvässä kategoriassa vielä jonkun tovin.
Toinen motivaattori liittyy aktiivisuuteen. Vaikka onkin mukavaa rojahtaa sohvalle iltaisin rankan työpäivän jälkeen meditoimaan netflixin avulla facebookin feediä selaillen, niin illan tunneilla voisi olla jotain fiksumpaakin tekemistä. Ehkä?
On sitten se oma muutoksen syy mikä tahansa, niin sen pitäisi olla sellainen, että se motivoi jatkamaan tekemistä myös niiden hetkien yli kun ei ole aikaa, ei jaksa tai muuten vaan ei huvita.
Aiempi oma kokemus on osoittanut, että itse tekemisen voi aloittaa kyllä ilman isompaa tavoitetta. Mutta pitää varautua, että sen jatkuminen voi hidastua tai loppua, jos suurta syytä jatkamiselle ei ole keksinyt itselleen.
Alla on nelivaiheinen menetelmä nimeltä PDCA (Plan-Do-Check-Act) joka on yleisemmin tunnettu liiketoiminnassa metodina, jolla parannetaan tuotteita ja palveluita. Tämä on myös erinomainen tapa tarkastella ja parantaa omaa tekemistä kohti niitä haluamiaan tavoitteita.
1.Suunnittele miten etenet
Kun on keksinyt mitä haluaa, pitäisi keksiä seuraavaksi, että miten sitä kohti etenee. Esim. jos tavoite liittyy elämäntapojen muuttamiseen, niin mitä se oikeasti tarkoittaa? Mitä syön enemmän, mitä vähemmän, miten usein syön? Jos se tarkoittaa syömisten suhteen sitä tai tätä, niin kuinka usein pitää käydä kaupassa ja koska kokkailla? Liittyykö tähän liikuntaa? Millaista, koska, kenen kanssa? Jos varaan aikaa liikuntaa näin paljon, niin mitä jätän tekemättä ja olenko valmis luopumaan toisista asioista viikoksi, kuukaudeksi vai vuodeksi?
Kun suunnitelmaa tekee, saattaa iskeä pieni harhainen ahneussokeusripuli, jossa esimerkiksi rauhallisen konttorityöläisen liikunnan aloittaminen näyttääkin tämän ensimmäisen suunnittelun jälkeen kalenterista huippu-urheilijan viikkosuunnitelmalta. Oma kokemus tästä on, että mieluummin ensin sopivan vähän tekemistä, johon on mukava lisätä onnistumisten myötä kuin jättää pois asioita, koska ei ehdi tai pysty.
Pienet askeleet ovat tässäkin salaisuus isoihin onnistumisiin. Vaikka iso tavoite voi olla se kuu taivaalta, niin ensimmäinen tavoite voi olla vaikkapa pieni vähennys herkkujen naposteluun. Jos aiemmin jälkiruokaa ahmi viitenä päivänä viikossa, niin muutos voisi olla jättää herkku väliin 1-2 päivänä. Ja siitä sitten edetä totutellen seuraavaa askelta kohti.
Suunnitelman lisäksi kannattaa varautua myös kaikkeen yllättävään kuten maanjäristyksiin, tulivuoden purkauksiin, lakkoihin ja sähkökatoksiin. Elämä yllättää joskus ja hieno suunnitelma jää siltä kerralta toteutumatta. Ulkospinning ei onnistu kun kumi on puhki tai kaupassa on vain karvaisia banaaneja ja ruskeita kurkkuja. Mieti ennakkoon mitä teet kun kaikki ei suju tahtosi ja suunnitelmasi mukaan.
2. Toteuta suunnitelmaa. Toteuta suunnitelmaa muutama viikko tai itsellesi sopiva ajanjakso.
3. Tsekkaa miten meni Ota pieni hetki ja hengähdä. Katso hieman mennyttä tekemistä ja arvioi, että miten meni noin niinkun omasta mielestä. Suunnitelmassa oli esim. tietty määrä treeniä, tuliko kaikki tehtyä? Oliko kaikessa hyvä tekemisen meininki vai tuntuiko väsymystä? Jos teet seuraavat pari viikkoa samalla tavalla, niin jaksaako? Voiko ottaa lisää? PItääkö jättää pois? Jäikö aikaa muulle elämälle? Saiko nukuttua? Liittyikö se ylipäätään tekemiseen? Tuliko yllätyksiä ja jos, niin miten niihin tuli reagoitua? Jos ole luopunut jostain, niin kaipaanko sitä takaisin nyt tai ehkä kuukauden päästä?
4. Muuta suunnitelmaa tarvittaessa. Huomiot edellisestä kohdasta ja pieniä muutoksia suunnitelmiin. Yks treeni vähemmän, toinen treeni rauhallisemmin, bussimatkoille tietokirjoja mammuttiromaanien sijaan.
Mistä sitten tietää, että muuttaa oikeaan suuntaan? Ei välttämättä tiedäkään. Kokemus opettaa ja hyvä puoli, että seuraava tsekkaus on taas hetken päästä, jolloi voi arvioida uusiksi omaa muutostaan ja tehdä tarvittaessa taas muutosta.
Ajatustapa on kokeilla ja oppia pienistä muutoksista mitkä toimivat ja mitkä ei. Matka kohti tavoitteeseen kuljetaan pieni askel ja muutos kerrallaan.
Siiinäpä se. Vielä meta-tason vinkkinä voi antaa, että tätäkin menetelmää voi kokeilla jonkin aikaa ja jos havaitsee, että ei toimi / toimii jotenkuten, niin siihenkin voi tehdä sellaisia viilauksia, jotka auttavat itseä tekemään asioita kohti omaa tavoitettaan.
Kirjoittaja on keski-ikää lähestyvä ketteröisijä, joka opettelee mm. lisäämään kasviksia ruokavalioon ylläolevin keinoin.
