Keskittyminen on ydintaito nykyisessä työelämässä. Miksi se on niin vaikeaa?

Photo by Stefan Cosma on Unsplash

Olet jo päättänyt tavoitteet ja suunnitelmakin on tehty. Nyt hommat ovat enää tekemistä vaille valmiita, joten eikun hommiin.

Mutta sitten tulikin pyytämättä ja yllättäen keskeytys ja toinenkin. Sitten pitikin tehdä jo jotain muuta ja yhtäkkiä parin viikon päästä muistit, että niin joo, tämä ensimmäinen hommahan jäi ihan telineisiin.

Jos nykyään oikeasti haluaa saada jonkun asian valmiiksi, niin omaa keskittymistä pitää varjella todella tarkasti. Häiriöitä nimittäin puskee jatkuvasti ja osa on ihan itseaiheutettua. Tässä muutamia mahdollisia syitä ja ratkaisuehdotuksia

Jatkuvat häiriötekijät

  • Syy: Älypuhelimet, sähköpostit, some-ilmoitukset – jatkuva notifikaatiotulva katkaisee ajatuksesi.
  • Ratkaisu: Aseta tiettyinä aikoina päivästä tietoisesti “häiriöttömät” jaksot. Sammuta ilmoitukset ja pidä puhelin etäällä, kun keskityt tärkeisiin tehtäviin. Oikeasti siis kaikki kiinni.

Monitohelointi

  • Syy: Työkulttuuri elää monitoheloinnista (tunnetaan myös nimellä multipasking), mutta se hajottaa huomiosi.
  • Ratkaisu: Priorisoi tehtäviä ja keskity yhteen kerrallaan. Anna itsellesi lupa syventyä yhteen asiaan ilman jatkuvaa keskeyttämistä. Tee pomodoro-verryttelyvartti ja jatka tekemistä sopivan kokoisissa pätkissä.

Epäselvät tavoitteet

  • Syy: Jos on epäselvät tavoitteet, on vaikeaa toteuttaa tehtävää ja mieli harhailee ties minne.
  • Ratkaisu: Määrittele selkeät ja konkreettiset tavoitteet. Kun tiedät mitä haluat saavuttaa, on siihen helpompi keskittyä.

Liian tiukka aikataulu

  • Syy: Liian täyteen ahdetut päivät hajottavat keskittymisen.
  • Ratkaisu: Priorisoi tärkeimmät tehtävät ja opettele sanomaan ei asioille, jotka eivät ole oleellisia tavoitteen kannalta. Oikeasti opettele sanomaan ei. Se vaatii taitoa. Luo realistinen aikataulu päivälle ja pidä huolta, että sieltä löytyy myös taukoja.

Stressi ja muu levottomuus

  • Syy: Stressi ja levottomuus vaikeuttavat fokuksen ylläpitämistä.
  • Ratkaisu: Harjoittele stressinhallintaa, kuten mindfulnessia tai hengitysharjoituksia. Huolehdi myös riittävästä levosta ja unesta.

Fokuksen ylläpitäminen on oikeasti haastavaa ja tietoista työtä. Tunnista omat heikot hetkesi, kokeila ja reflektoi erilaisia ratkaisuja ja harjoittele säännöllisesti. Ja kun kuitenkin jossain kohtaaa fokus katoaa ja pään sisäinen apina aloittaa riemastuttavan mekastuksen, niin sitten vaan lempeän jämäkästi fokus takaisin tekemiseen ja totea vaikka rauhallisen rakastavasti itsellesi:”Nyt vittu oikeasti.”

Kirjoittaja valmentaa ihmisiä töissä ja vapaalla kohti parempaa (työ)elämää. Tutustu kirjoittajan vinkkipiiriin!

Ehkä meidän pitäisi useammin muistaa kuolevaisuutemme?

Photo by Anthony Tori on Unsplash

Tldr: Elämä on rajallinen ja kuolema koittaa. Vaikka eläisit “vanhaksi” niin jaksatko/pystytkö vielä silloin toteuttamaan mitä halusit? Tiedätkö ylipäätään mitä haluat?

Omalla kohdalla tajusin tämän muutamia vuosia sitten, kun molemmat vanhempani kuolivat lyhyen ajan sisällä hieman yli 60 vuotiaina ja olin itse onnettomuudessa. Kun itsekin jo lähestyy keski-ikää, niin alkaa ehkä huomaamaan, että ei tätä aikaa ihan loputtomasti ole.

Jos tuosta pyöräyttää laskeskellen suoraviivaisesti ja vähän harhaisin oletuksin, niin peliaikaa on itsellä jäljellä n. parikymmentä vuotta. Tähän sitten kun arvuuttelee yllätysmuuttujia omista ja muiden sairauksista, maailmantilanteista (epidemiat, lamat jne) niin yhtäkkiä voi havahtua, että kauankohan oikeasti ylipäätään vielä lanttu leikkaa ja jaksaa itse nousta sohvalta käymään kaupassa, puhumattakaan muista vaativammista toimista. Toisaalta myös, että onko työkykyinen ja onko ylipäätään töitä tarjolla?

Sitten löydän kuitenkin rauhoittelemasta itseäni, että kyllähän omat elintavat ovat nyt kuitenkin kertaluokkaa paremmat kuin omilla vanhemmilla. Että varmaan nyt kuitenkin hieman enemmän on vuosia elämässä?

Voi olla. Tai sitten ei. Tulee syöpä, muistisairaus, auto ajaa kumoon, lentokone tippuu päähän tai maailmaan leviää iso epidemia johon voi kuolla. Iso oivallus ei ollut se, että kuvittelenko eläväni (hieman) pidempään kuin vanhempani, vaan mitä näillä rajallisilla vuosilla haluaa vielä tehdä?

Hyvä kysymys lienee, että haluanko saada jotain aikaiseksi? Edetä uralla jonnekin, tienata paljon varallisuutta, rakentaa talon, jotain muuta? Mitä?

Mutta ehkä tärkeämpi kysymys voikin olla, että millaista elämää sitä haluaisi elää? Ja olisiko sitä mahdollista ja mielekästä alkaa muotoilemaan jäljellä olevista vuosista?

Voisinko oppia olemaan myötätuntoisempi itselleni ja alkaa itseni parhaaksi kaveriksi, joka kannustaa just sopivan lempeästi ja jämäkästi tarvittaessa?

Voisinko alkaa oman elämän tutkija-toteuttajaksi, joka löytäisi omaa sopivaa rytmiä työhön ja vapaa-aikaan?

Oppisinko kuuntelemaan itseäni ja omia tarpeitani ja pienin askelin myös toteuttamaan niitä?

Olisinko rohkea ja aina tilaisuuden tullen kannustaisin lähipiiriä rohkaisevin sanoin ja tarpeellisin teoin uskaltautumaan tavoittelemaan omia unelmiaan?

Jos ei vielä ole hyvä hetki, niin koska sitten olisi?

Memento mori – Muista kuolevaisuutesi.

Kirjoittaja valmentaa ihmisiä töissä ja vapaalla parempaa (työ)elämää. Tutustu kirjoittajan vinkkipiiriin!

Flatten the curve – käyrän madaltamista myös työssä jaksamiseen

Photo by The Creative Exchange on Unsplash

Flatten the curve (käyrän madaltaminen). Mistä se on tuttu?  

Kyse on koronaviruksen aiheuttaman pandemiasta ja jonkinlaisesta keinovalikoimasta (sosiaalinen eristäytyminen, isompien tilaisuuksien kieltäminen jne), millä yhtäaikaisesti sairastuneiden määrää koitetaan pitää maltillisena, jotta hoitoa ja erityisesti tehohoitoa riittää sitä tarvitseville. 

Koronasta kirjoitetaan muualla enemmän ja ansiokkaammin, joten siitä ei sen enempää. Mutta käyrän madaltaminen on mielenkiintoinen kehikko ja siitä muutama rivi. 

Käyrän madaltamista voisi työelämässä miettiä esim. kuinka pitkään  firman työntekijät jaksavat nykyisellä työtaakalla?

Tätä voi sitten nokkelasti tarkastella vaikkapa sekä yksittäisen työntekijän näkökulmasta, eli miten minä pidän huolen omasta jaksamisesta? Ja toisaalta työnantajan näkökulmasta, eli miten tuemme työntekijää hänen jaksamisessaan? 

Erityisen tärkeänä ja ajankohtaisena tämä näyttäytyy juuri nyt, koska moni organisaatio opettelee itseohjautuvaksi ja toisaalta nykyisen pandemian myötä tietyt suojaavat mekanismit ovat hieman hyhmäisempiä nyt (työaika, työkavereiden läsnäolo & tuki jne).

Mitäs minä voin tehdä jaksamisen suhteen? 

Aluksi kannattaa opetella tunnistamaan omat jaksamisen rajat. Se, että työkaveri nakuttelee kovaa ja korkealta ja joskus senkin yli ei vielä tarkoita, että itse olisi viritetty samalla tavalla. Toisaalta voi olla myös, että toimiakseen jämäkästi, tarvitsee ainakin alkuvaiheessa pientä “painetta”, dedistä tms. Oli miten oli, tätä kannattaa rohkeasti kokeilla ja olla rehellinen itsensä kanssa. 

Kysy itseltäsi

– Ehtiikö toteuttaa sitä mikä on tarkoitus päivässä / viikossa? 

– Ehtiikö töiden lisäksi nauttia vapaa-ajasta? 

– Onko energiaa tehdä jotain muuta hauskaa, ei-työhön liittyvää? 

Hyvä myös muistaa pieni jousto, joskus työpäivät ja viikot ovat kiireisiä ja stressaavia, mutta jos se on jatkuvaa ja olo on pelkkää selviytymistä, niin silloin kannattaa alkaa tarkastelemaan, että mistä se johtuu ja voisiko sille tehdä jotain?

– Onko töitä liikaa? Ovatko kaikki työtehtävät yhtä tärkeitä? Jos on epäselvää, niin pitäisi olla joku henkilö, joka osaa auttaa tehtävien priorisoinnissa. 

– Ovatko tavoitteet selvillä? Tiedätkö mitä sinulta realistisesti odotetaan ja onko se linjassa siihen aikaan ja osaamiseen mikä sinulla on käytettävissä? 

Yksi itseohjautuvuuden vaara on jonkinlainen tahaton heitteillejättö, (josta on mm. Goforen Juho Salmi on kirjoittanut aiemmin) missä organisaation tavoitteet ja keinot ovat sen verran hyhmäisiä, että jäädään toivomaan, että ehkä työntekijät osaavat luovia oikeaan suuntaan. 

Tästä sujuvasti toiseen kohtaan eli miten työntekijää voi tukea jaksamisessa. 

Mikä on yhteinen suunta ja miten sitä kohti edetään? 

Käytä aikaa siihen, että tavoitteet, odotukset ja käytössä olevat keinot ja resurssit ovat linjassa.  Keskustele tiimin / ryhmän / työntekijän kanssa avoimesti mihin ollaan pyrkimässä ja miksi. Kun suunta on yhteinen, niin keskustelkaa odotuksista. Mikä on ylipäätään on mahdollista ja mitä se vaatii? Tarvitaanko lisää tekijöitä, osaamista, työkaluja? Jos ei ole mahdollista, niin onko aikaa enemmän käytettäväksi? 

Miten välttää jatkuvaa keskeyttämistä? 

Mikä on helpoin keino olla läpinäkyviä etenemisen suhteen ilman, että “raportointi” ja “statuskokoukset” vievät  leijonanosan työajasta? Pomona pitkä ja harras mietintä, että mitä tietoa tarvitaan, koska ja miksi? Onko se oikeasti niin tärkeää, että siihen kannattaa tuhlata tiimin työaikaa ja hidastaa etenemistä. Ja tämä ei tarkoita, etteikö tietoa pitäisi siirtää, kannattaa vaan miettiä että miten sen tekee mahdollisimman “halvalla”. 

– Jos tulee yllätyksiä (niitä tulee), niin miten toimitaan? Jonkinlainen skenaario siitä että mitä jos joku sairastuu, irtisanoutuu tms? Heikointa tilanne on, että yksi palaa loppuun, työkuorma siirtyy toiselle ja sit kautta “käyrä nousee” ja pian koko projekti on ongelmissa. 

Perusasioiden päälle on hyvä rakentaa muutakin tukea

Kun on onnistuttu viestimään suunta ja tekemisen malli sekä on molemminpuolista luottamusta, niin tämä auttaa jo varmasti. Jos tämän lisäksi vielä onnistuu aidosti tukemaan työntekijöitä yksilöinä heidän oman jaksamisen suhteen (esim coaching, työhyvinvoinnin usein keinoin) niin ollaan jo hyvällä matkalla käyrän madaltamisen suhteen. Kirjoitan tästä lisää myöhemmin.

Kirjoittaja valmentaa organisaatioita, tiimejä ja asiantuntijoita toimimaan ketterästi muutoksen merillä ja yksilöitä muotoilemaan omaa elämäänsä mielekkäämmäksi. Seuraa facebookissa ja instagramissa.